Documentação deficiente é cara: veja como consertar

A documentação é chata.

Não importa se você é um engenheiro de software desenvolvendo um sistema complexo, um profissional de RH configurando um processo de integração de funcionários ou qualquer pessoa intermediária. Produzir materiais formais, tutoriais e guias para explicar um processo ou sistema pode parecer mais um “mal necessário” do que uma tarefa produtiva.

Mas mesmo que a documentação não o deixe entusiasmado, o resultados de documentação eficaz provavelmente o fará. Quando sua organização investe na produção de documentação clara — e a mantém de forma consistente — há uma boa chance de você colher alguns benefícios sérios. E o certo nível de documentação é essencial. Às vezes, você só precisa de um pequeno documento que seja revisado e atualizado regularmente – em vez de um guia complexo com recursos e detalhes.

Investindo em documentação pode resultar em menos horas desperdiçadas, mais tempo para tarefas essenciais e funcionários mais felizes. Especialmente em meio à incerteza econômica, cada equipe e departamento pode apoiar essas coisas. Vamos discutir como a documentação eficaz — por mais desinteressante que pareça —  pode lhe dar uma vantagem significativa.

O impacto comercial da documentação deficiente

Sou um desenvolvedor de software de coração. A documentação é essencial para a comunidade de desenvolvimento, sejam guias do usuário de API que ajudam a integrar plataformas de software ou diagramas que explicam como e por que projetamos um sistema ao colaborar com colegas.

Infelizmente, documentação ruim tem atormentado o mundo dos desenvolvedores desde o seu início. Quando a documentação está em dia, ela comunica efetivamente detalhes importantes ao leitor/usuário. Documentação ruim torna os produtos mais difíceis de usarmais difícil de levar ao mercado e mais difícil de construir.

E esse problema transcende o mundo do desenvolvimento de software. A má comunicação no local de trabalho é responsável pela perda de 7,47 horas por funcionário por semana. Independentemente da sua função, você perde a produtividade de um dia inteiro toda semana porque os processos não são tão simples quanto deveriam ser. Isso pode ocorrer quando a documentação está desatualizada, excessivamente complexa ou excessivamente simplificada.

Mesmo que os processos, sistemas e tutoriais estejam bem documentados, ainda há a questão de garantir que as informações estejam disponíveis para os funcionários que delas necessitam; 50% dos trabalhadores relatam que encontrar informações ou documentos os impede de atingir seu pleno potencial de produtividade.

Aqui está o que está em jogo quando a documentação não é clara, prontamente disponível e atualizada:

Efeitos adversos em sistemas cruciais

Considere qualquer sistema ou processo que seja de vital importância para as operações da sua organização. Agora, imagine que algo dê errado com esse sistema. O que está em jogo?

Digamos que você seja uma empresa de comércio eletrônico e seu sistema de pagamento caia. Pode ter havido uma mudança no provedor de pagamento e ela foi implementada por um desenvolvedor com apenas um conhecimento parcial de como funciona esse sistema de pagamento. Quanta receita você perderia se esse sistema ficasse inativo por uma hora? Que tal um dia?

Uma documentação robusta pode ajudar os desenvolvedores a corrigir bugs e detectar erros com muito mais rapidez.

Produtividade atrofiada do trabalhador

Sem guias e documentos formais, os funcionários estão mais propensos a cometer erros. O tempo que eles gastam para encontrar e corrigir esses erros é caro.

Aqui está um exemplo que não é de desenvolvimento: sua empresa está integrando uma nova contratação. Uma etapa essencial é solicitar um computador para o novo contratado. Mas esse computador pode levar duas semanas para chegar. Se essa etapa do processo estiver mal documentada, o computador poderá não ser solicitado a tempo. Você teria então um novo contratado que não poderia começar a trabalhar imediatamente (ou seja, não poderia começar a contribuir para os resultados financeiros).

Isso é dinheiro desperdiçado e tempo!

O efeito de bloqueio

A documentação também ajuda a comunicar o conhecimento institucional. Em outras palavras, ajuda a tirar ideias da cabeça de um funcionário e transformá-las no conhecimento da empresa.

Um único funcionário pode guardar involuntariamente informações vitais se seus processos não estiverem bem documentados. E se essa pessoa estiver doente? E se eles encontrarem um novo emprego?

É essencial capturar formalmente esse tipo de informação para evitar confusão, limitar a colaboração e impedir o progresso.

Como usar a documentação para obter melhores resultados

A esta altura, você pode pensar que sou um verdadeiro mesquinho com documentação. Mas minha intenção era mostrar como é vital documentar suas operações de forma eficaz!

Nem tudo é desgraça e tristeza; Eu também encontro soluções. Aqui estão três etapas para melhorar o fluxo de trabalho de documentação da sua organização:

Revise seus processos atuais

Cada equipe, departamento e empresa está em um estágio diferente em sua jornada de documentação. Você pode ter documentação existente que precisa ser atualizada ou precisa começar a criar a documentação básica para começar.

Onde quer que você esteja, lembre-se de que não há problema em começar aos poucos. A criação de uma estratégia de documentação eficaz começa com a descrição dos processos, sistemas, guias do usuário, etc., que precisam ser documentados. Podem ser coisas como:

• Como você envia uma proposta a um cliente em potencial
• Como você integra um novo cliente
• Como você integra um novo funcionário
• Como seu site processa os pagamentos dos clientes.

Pense nas coisas que são mais vitais para sua organização. Mantenha o conjunto inicial pequeno, correto e atualizado. Anote as etapas para definir cada processo e forneça os detalhes que seu leitor/usuário precisará entender. Lembre-se: encontre um equilíbrio entre clareza e abrangência.

Reserve um tempo para revisão da documentação

A documentação só é útil se for atualizada regularmente. As coisas acontecem rapidamente e sua documentação deve acompanhar.

Você é uma pessoa ocupada, então há uma boa chance de que a “revisão da documentação” seja empurrada para baixo na sua lista de tarefas. É importante reservar um tempo intencionalmente para revisar seus documentos.

Comece reservando algumas horas por mês e continue a partir daí. Uma cadência viável é crítica. Divida as responsabilidades entre os colegas da equipe para que a carga de trabalho seja distribuída.

Invista nas ferramentas de documentação adequadas

O software certo é um elemento essencial de uma boa documentação. A melhor ferramenta para você depende da complexidade dos seus documentos. Alguns processos e sistemas podem ser capturados em um documento do Word; outros exigem diagramas e recursos visuais integrados em uma ferramenta de gráficos on-line. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Confluence ou Notion permite marcar funcionários e criar lembretes automatizados.

É importante manter a moderação nas ferramentas de software. Opte por plataformas simples que ajudam você a acelerar seu processo, em vez de complicá-lo.

Isso também se aplica aos seus processos e fluxos de trabalho reais, mas isso é assunto para outro dia. Há poder na simplicidade!

Desbloqueando a eficiência e a satisfação do trabalhador

A comunicação clara e a colaboração produtiva são dois dos indicadores mais significativos de sucesso para qualquer organização. Documentar seus processos pode ajudá-lo a recuperar o tempo perdido e aumentar a produtividade dos funcionários.

No que diz respeito à criação de um ótimo ambiente de trabalho, dois fatores reinam supremos; sobre 75% dos trabalhadores dizem que os maiores impulsionadores da satisfação no trabalho são 1.) ter acesso às ferramentas e tecnologias certas e 2.) saber que são produtivos no trabalho.

Documentação eficaz – ampliada pelo software certo – pode abordar diretamente ambas as áreas.

Comece a revisar seus processos, tutoriais, guias e sistemas. Reserve um tempo para revisão da documentação e invista nas ferramentas de documentação adequadas. Pequenos passos podem levar a ganhos significativos no longo prazo.

A postagem Documentação ruim é cara: veja como consertar apareceu pela primeira vez em The New Stack.