Prevenindo o aumento do escopo: guia para gerenciar equipes terceirizadas

À medida que as empresas continuam a procurar formas de poupar dinheiro, a terceirização para parceiros externos tornou-se uma solução económica que dá às equipas acesso a conhecimentos especializados e agiliza a entrega. Mas esta prática tem seus desafios – o escopo aumenta entre eles.

O aumento do escopo refere-se à expansão descontrolada dos objetivos originais de um projeto, levando a obstáculos como aumento de custos (decorrente de uma tentativa de diminuí-los, anulando a intenção), atrasos e potenciais conflitos entre o cliente e o parceiro terceirizado. Existem estratégias que as empresas podem usar para evitar o aumento do escopo e obter sucesso para todas as partes envolvidas.

Primeiro, é importante entender exatamente como o aumento de escopo se manifesta.

Como acontece o aumento do escopo?

Mudanças nos requisitos do projeto, mau planejamento e má comunicação podem levar ao aumento do escopo. As partes interessadas podem precisar de ajuda para compreender os requisitos ou não conseguirem reconhecer potenciais desafios. Com o passar do tempo, as mudanças na dinâmica do mercado ou as expectativas não gerenciadas das partes interessadas podem levar a recursos solicitados que não faziam parte do plano original. As equipes devem monitorar e avaliar continuamente seus projetos para detectar desvios e garantir que o projeto não saia do controle.

Se quiser evitar o aumento do escopo, você deve trabalhar para evitar o seguinte:

• Má compreensão dos requisitos e padrões que deve ser completamente definido e acordado antes do início do projeto. Não fazer isso permite que as partes interessadas introduzam posteriormente solicitações novas e ambíguas que podem criar complicações.
• Má comunicação pode levar a mal-entendidos, que podem resultar em alterações não autorizadas e conflitos entre equipes, gestão e cliente.
• Diferenças culturais e de estilo de trabalho também pode levar a desafios de comunicação, resultando na incorporação de novas funcionalidades que estão fora dos limites do plano.
• Pressão para entregar rapidamente pode levar os membros da equipe a usar atalhos e adicionar recursos sem as proteções adequadas, o que inerentemente faz com que o escopo do projeto fique fora de controle.
• Falta de transparência nas atividades de desenvolvimento pode afetar o controle de uma equipe sobre a qualidade do produto entregue e as metas gerais de desenvolvimento de software.

Lidando com o aumento do escopo

Embora às vezes seja inevitável, há algumas estratégias inteligentes a serem lembradas para evitar que uma consequência dispendiosa, como o aumento do escopo, aconteça no processo de desenvolvimento. Incorporá-los em sua estratégia de projeto garantirá que suas equipes atinjam seus objetivos e entreguem software de qualidade no prazo.

• Gerenciamento de cronograma e orçamento ajudará a garantir que, à medida que uma equipe de desenvolvimento trabalha, eles não percam de vista o objetivo final e a qualidade de seu trabalho. Expectativas realistas e entrega oportuna são fundamentais para o sucesso. Táticas de gerenciamento adequadas ajudam as equipes a controlar seus custos e evitar estouros de orçamento.
• Garantia da Qualidade no código que está sendo entregue é fundamental, especialmente à medida que o software se torna cada vez mais importante para os resultados financeiros de uma empresa. Um bom gerenciamento de escopo significa análise completa do código, testes e manutenção de padrões de qualidade para o sucesso final do projeto.
• Definir expectativas realistas com as partes interessadas através da comunicação regular sobre o que está sendo entregue pode evitar desalinhamentos e decepções entre os participantes do projeto.
• Mitigação de riscos através da identificação precoce O número de bugs e vulnerabilidades no código antes de chegarem à produção deixa tempo para as equipes se movimentarem conforme necessário para garantir que estejam entregando o software que a empresa precisa sem problemas.

Os projetos mais bem-sucedidos cumprem seus objetivos dentro de um escopo, prazo e orçamento definidos. O gerenciamento eficaz do aumento do escopo é vital para garantir o sucesso e fornecer software no qual todos se sintam confiantes.

Lidando com o aumento do escopo no nível do código com uma equipe terceirizada

Comunicação eficaz, documentação clara e gerenciamento proativo são vitais para prevenir e mitigar o aumento do escopo. Para lidar com esse desafio com uma equipe de desenvolvimento terceirizada, outras etapas podem ser tomadas e as ferramentas disponíveis podem ser usadas para capacitar os colaboradores a prevenir o problema.

1. Defina padrões de qualidade de código. Isso garante que todas as equipes, sejam internas ou externas, sigam um padrão universal e as melhores práticas de codificação em linguagens e frameworks. Padrões rigorosos permitem a criação de código seguro e de alta qualidade que não aumenta a dívida técnica. Além disso, esses padrões ajudam a manter os cronogramas e os orçamentos sob controle e a aumentar a comunicação entre os membros da equipe, o que evita mal-entendidos sobre os requisitos. Esses padrões criam um processo de desenvolvimento simplificado e eficiente que mitiga o aumento do escopo e garante que o código permaneça passível de manutenção e adaptável para uso posterior.
2. Aproveite uma ferramenta integrada de análise estática. A análise estática ajuda a impor e manter padrões de código limpos, examinando o código sem executá-lo para descobrir possíveis bugs, vulnerabilidades e problemas de qualidade adicionais. Ferramentas de análise estática como Sonar (SonarQube, SonarCloud, SonarLint) podem reconhecer erros e inconsistências desde o início, para que esses problemas não se agravem ao longo do processo de desenvolvimento. Eles reduzem proativamente os riscos e aumentam a confiança na integridade da base de código, ao mesmo tempo que garantem que a equipe permaneça dentro do escopo do projeto. Quando integradas, as ferramentas de análise estática incentivam a colaboração e fornecem avaliação imparcial da qualidade do código.
3. Busque insights por meio de relatórios e análises regulares. Os relatórios permitem transparência, responsabilidade e descoberta antecipada de problemas ou aproximação do aumento do escopo. Ao garantir que relatórios de progresso regulares e detalhados façam parte do processo de desenvolvimento, as partes interessadas podem compreender melhor onde está o projeto e evitar frustrações, decepções e falhas de comunicação. Ao detectar problemas no início do ciclo de desenvolvimento, as equipes podem resolvê-los rapidamente e monitorar melhor o impacto de possíveis obstáculos que causam aumento no escopo.

Prevenir o aumento do escopo terceirizado é fundamental

O aumento do escopo pode inviabilizar projetos importantes e atrapalhar os fluxos de trabalho da equipe. Ao seguir estratégias e táticas para evitar o aumento do escopo, as organizações podem minimizar melhor os riscos e continuar a fornecer software que tenha um impacto mensurável no sucesso dos negócios. As organizações e equipas que se concentram na prevenção, especialmente com o seu parceiro de outsourcing, preparam-se para uma entrega bem-sucedida.

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